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 いつでも送受信できる
eメールの最大のメリットは、いつでも送れるということ。eメールを送信すると、インターネットを経由していったん相手のメールボックスに納められる。そして、相手はいつでも好きなときにそのeメールを読むことができます。
電話の場合は相手がいないとつながらない、eメールなら相手が不在でも送ることができるわけです。しかも、電話やファクシミリと違って、ベルが鳴ったり音がするわけではないので、深夜などに突然思いついて送信しても不都合はないはずです。
モバイルツールを活用していれば、外出中でも海外出張中でもeメールの送受信ができます。時間も場所も選びません。
速くて安い
コストが安いことも、ビジネス上では大きなメリットといえます。インターネットヘの接続料金や通話料金はかかりますが、世界中のどこへ送信してもそれほどコストはかかりません。
しかも、eメールが届く速さは数秒後。遅くとも数分後です。ほぼリアルタイムで、自分のデスク(端末)から相手のデスク(端末)に直接メールが届きます。コストの面でも、スピードの面でも、市内電話感覚でどこにでも送信できるのです。
動画や音声を添付できる
eメールには、本文の他にファイルを添付する機能があります。ファイルとは文章や図表などのデータに名前を付けてまとめたもののこと。この機能を有効に活用すると便利です。
例えば、長い文章を送りたいときには、eメールの本分には、それを添付した旨を書いておいて、添付機能を使ってその文章を一緒に送信するのもいかがでしょうか。なお、文章や図表ばかりでなく、写真や音声、さらには動画などもファイルにすることがでぎるので、これらも添付ファイルとして送信することができます。
この機能をうまく活用すれば、相手にわかりやすくてインパクトの強いメッセージを送ることができるのでは。
保存、検索、加工ができる
受信者はもちろん、送信者も、メッセージをファィル化して、保存しておくことができます。
eメールはデジタルデータなので、必要に応じて加工するなど再利用が容易にできます。例えば、所定のフォーマットを送信しておけば、必要なときにそれをもとに書類を作成することも可能に。また、定期的に送られてきたデータを、受け取った人が必要な部分だけピックアップして新しいデータに加工する、といった活用法も行なえます。
一度に大勢に送信できる
eメールには、同じ文面のメッセージを同時に複数の人に送信できる機能があります。例えば、組合員に会合通知などの業務連絡、告知などをするときに威力を発揮します。しかも、コストはDM・FAXよりも安く済みます。また、独自のメールマガジンなどを配信するときにも、この機能が役立ちます。
気楽にやりとりできる
eメールには、比較的かしこまらないコミュニケーションができるというメリットがあります。逆にいえば、まだフォーマルなコミュニケーション手段として認知されていないということでもあります。
組合やビジネスの場合には送りっ放し、受けっ放しで澄むことができないことを注意しなければなりません。ただし、受ける側は、興味や関心のあるものから読むなど、自分のペースで読むことができますし、送る側は、思いついたときにすぐに送ることができます。このメリットは大いに活かしましょう。
例えば、一度会った相手に対するサンキュー･レターの代わりとしてなら、お互いに負担になりません。また、紹介していただいた人にコンタ
クトをとる際に、事前に紹介していただいた旨と面談の趣旨、自己紹介などをeメールで送信しておくのも効果的といえます。
ピジネスツールとして用いる
eメールの活用によって、BtoCの類似効果を発揮することが可能になります。例えば、ある組合のケース。この組合はインターネット上にホームページを開いてネット通販をしていますが、eメールによってきめ細かな相談に乗っているのが特徴です。
顧客にすれば、対面では質問しづらいこともメールなら構わずにできるし、プロのアドバイスを具体的に受けることができます。
ホームページだけでは、企業と消費者は1対n(多数)の関係だが、eメールを有効に活用することによって、一対一の関係が築かれるものです。
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