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組合運営 QandA

Q. 総会運営における留意事項
【問】

  決算を中心に、年度末から総会までの手続き等について、教えてください。

【答】
 ■総会の性格
 総会は、組合員全員で構成し、組合の基本的事項を決定する組合の最高意思決定機関です。総会の決定事項は、理事の業務遂行や組合員をすべて拘束しますので、組合の機関のなかでは最高の機関でもあります。また、総会は一定の法的要件*を具備して開催してはじめて成立し、会議の終了と同時に消滅するものであり、常置機関ではありません。
組合は、組合の活動が直ちに組合員の事業に結びついていますので、組合活動の最高の意思を決定する総会の議決は、組合員の利害に直接影響します。したがって、総会の運営は、形式的な審議にならないよう、むしろ活発な質疑や意見交換を行い、議長の適切な調整等によって相互の意思疎通を図るよう努める必要があります。
 *一定の法的要件とは、中協法、中団法およびそれらの法律によって適法に作成された組合の定款に記載された方法、すなわち総会の招集の手続、議決の方法等をいうのであり、これらの要件は、組合組織の民主性を確保するために設けられたものにほかならない。
 ■総会の種類
 【通常総会】通常総会とは、代表理事によって毎事業年度1回定期的に招集される総会であり、この総会で代表理事は、少なくとも決算関係書類を監事の監査報告書とともに提出し、その承認を受けるよう義務付けられています。また通常、事業計画・収支予算の設定等についても議決します。
【臨時総会】臨時総会は通常総会以外に必要に応じて開催できるもので、その内容は、決算関係書類の承認を行わないほかは、通常総会の場合と同様です。(招集手続きや運営等についても同じ。)
 ■総会の招集
 【時期】法には「定款の定めるところにより毎事業年度1回招集しなければならない」という規定以外に定めがないため、通常は(法人税法に規定されている確定申告の期間に対応して)定款で、毎事業年度2ヶ月以内(定款の規定により3ヶ月以内に開催することも可能)に開催することと定めています。
 【招集者】通常総会の招集者は代表理事であるが、招集は理事会の議を経て行う必要があります。
 【招集手続】総会の招集は、会日の10日前までに会議の目的たる事項(議案)を示し、定款に定められた方法にしたがって通知*しなければならない。
 *総会の開催通知には、議案のほか、会議の日時・場所・議事日程等を記載する。また、組合員に書面及び代理人による議決権の行使が認められている関係上、できるだけ決算関係書類等の資料も添付することが望ましい。なお、招集通知に際しては、議案を示すことに加え、決算関係書類(財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案または損失処理案)、事業報告書、監査報告書等の資料すべてを添付する必要がある。
 ■総会の成立と議決
 【定足数】総会は、@適法な招集手続 を経た上で、A出席した組合員が定足数を満たす ことではじめて成立します。
総会の定足数は特別議決(定款の変更など組織の基本に触れるような重要事項)を要する事項については総組合員の半数以上の出席が法に規定されています。その他の議決事項については特に定めがないものの、多くの組合では、定款参考例に倣って2分の1以上の出席を定めていますので、それにしたがって、定足数に達しているかどうかを確認します。
 【議決権および選挙権】組合員は、出資口数の多寡、事業規模の大小等に関係なく、議決権、選挙権は平等に一個与えられています。なお、総会の議長は議決権の行使は認められていません(協業組合を除く)が、特別の利害を有する組合員については議決権の行使が認められています。
また、選挙権は、議決権の一種であることは通説ですが、法はとくに議決権と選挙権を区別しています。選挙権は、総会における選挙の投票権で、この選挙権は総代選挙に限り、総会外でも行使することができるものです。
なお、総会の議決権については、書面または代理人をもって行使することもできます。これらによって議決権を行使する者も、出席者の数に入れられることになっていますので、その点留意して下さい。
 【議長】総会が成立すれば日程にしたがって議事を進めることになりますが、それにはまず議長の選任が必要となります。議長は総会において、原則出席した組合員または組合員である法人の代表者(役員)の中から選任します。
前述のとおり、議長は、組合員として総会の議決に加わることはできず、さらに議長は自分の代理人をして議決権を行使することも、他の組合員の代理となることもできません*。しかし、普通議決事項について可否同数の場合は、議長に可否の決定権が与えられています。
 *議長の選挙権は剥奪されていません。
【議決の方法】
議決の方法には、普通議決と特別議決の2種類があります。普通議決とは、出席者の過半数でこれを決する議決方法をいい、特別議決とは、組合員の半数以上が出席し、その議決権の3分の2以上の多数により決するところの議決方法です。
また、選挙については、組合員1人1票の無記名投票を原則とします。(単記式にするか、連記式にするか等は適宜定めても差し支えありません。)また役員選挙に限っては、出席者全員が賛成すれば指名推薦の方法によって選挙を行うことができます(協業組合等一部例外あり)。
 【議決事項】総会の議決事項*には、法定議決事項と任意議決事項の2種があります。法定議決事項とは、総会が組合の最高意思決定機関であることから、必ず総会の決議を要すると法によって定められた事項です。また、任意議決事項とは、定款で総会の議決を要すると定めた事項であり、この中には理事会で総会の議決を要すると認めた事項も含まれます。
 *主な議決事項(協同組合の場合)@定款の変更(特別)A規約の設定、変更または廃止(普通)B毎事業年度の収支予算および事業計画の設定または変更(普通)C経費の賦課および徴収の方法(普通)D組合員の除名(特別)E役員の改選請求の同意(普通)F決算関係書類の承認(普通)G会社への組織変更(特別)H組合の解散(特別)I組合の合併(特別)J清算人の選任(普通)K借入金残高の最高限度(普通)L1組合員に対する貸付(手形割引を含む)または1組合員のためにする金融機関に対する債務保証の残高の最高限度(普通)M組合員の事業に関する債務保証の残高の最高限度(普通)N1組合員のためにする組合員の事業に関する債務保証の残高の最高限度(普通)O役員の報酬(普通)P過怠金(普通)Q加入金(普通)R剰余金の配当(普通)
【緊急議案】
総会の議決は、原則として総会招集通知にあらかじめ記載された事項についてだけ議決することができるが、定款に「緊急議案を採用することができる」旨規定してある場合には、あらかじめ通知のあった事項以外の事項についても議決することができます。(その議決に参加できる者は、本人出席者に限ります。)
なお、除名あるいは役員のリコールのように、事前に一定の手続きを要する事項は緊急議案で議決することができません。また、定款の変更及び解散など特別議決を必要とする事項や役員選挙等の重要な案件は、緊急議案にはなじまず、これを強行すれば組合内の紛争の火種にもなりかねないので、緊急議案による議決は厳に避けるべきです。
 ■総会終了後の処理事項
 ▽議事録の作成
▽行政庁への決算関係書類等提出(総会終了後2週間以内。役員変更届は変更後2週間以内(.変更登記が必要。))
▽税務署に対する確定申告書の提出(事業年度終了日の翌日から2ヶ月以内)
▽登記(2週間以内、但し出資金の変更は事業年度末日から4週間以内)
▽欠席組合員への通知
 【市町村合併に伴う定款変更】
 2010年3月23日、印西市に印旛村、本埜村が編入合併し、新「印西市」が発足しました。これにより千葉の「平成の合併」はひとまず終結したところですが、このことに伴い、組合定款第2条「名称」、第3条「地区」、第4条「事務所の所在地」の変更が生じる組合が出てくることが予想されます。このことで、直ちに定款変更を行う必要はありませんが、本来は次の通常総会の議案として上程し、変更することが望ましいものですので、その点ご留意下さい。なお、これまでに市町村合併が行われた地域の組合も、あらためてご確認下さい。

このページの情報は『中小企業ちば』平成22年4月号に掲載時のものです。
最新の情報は、各省庁ホームページ等でご確認下さい。


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